1. Aansluiten bij de spelregels van de sportbond
Elke sportbond stelt regels over sponsoring. Denk aan voorwaarden over logo’s op tenues of exclusiviteitsafspraken. Deze regels zijn bindend en moeten expliciet opgenomen worden in het contract. Een clausule die verwijst naar de bondsregels voorkomt gedoe achteraf en zorgt dat je als vereniging compliant bent.
2. Helderheid over partijen, looptijd en beëindiging
Zorg dat beide contractpartijen goed zijn omschreven, inclusief KvK-nummers en tekenbevoegdheid. Leg duidelijk vast wanneer het contract start, hoe lang het loopt, en onder welke omstandigheden tussentijdse beëindiging mogelijk is. Denk hierbij aan sportieve degradatie, financiële problemen of reputatieschade. Zo weet iedereen waar hij aan toe is.
3. Financiële afspraken: euro’s én natura
Een sponsorbijdrage kan bestaan uit geld, goederen of diensten. Leg altijd vast wat precies geleverd wordt, wat het waard is, en wanneer en hoe betaald of geleverd wordt. Denk ook aan een indexeringsclausule voor meerjarige contracten of een bankgarantie bij grote bedragen. Sponsoring in natura, zoals kleding, vraagt om afspraken over eigendom, levering en gebruik.
4. Fiscale spelregels
Sponsorbijdragen zijn in principe belast met btw, tenzij je onder de vrijstellingsgrens van €50.000 blijft. In alle gevallen moet de vereniging een factuur uitreiken – ook bij natura-sponsoring. Sponsoring is alleen fiscaal aftrekbaar voor de sponsor als er een duidelijke tegenprestatie is, zoals reclame. Laat bij twijfel een fiscaal adviseur meekijken.
5. Communicatie: wie doet wat?
Een sponsor verwacht zichtbaarheid. Leg vast welke communicatierechten de sponsor krijgt: logo’s op shirts, zichtbaarheid op social media of vermelding op de website. Duidelijke afspraken over afmetingen, posities en frequentie voorkomen discussies. Ook afspraken over exclusiviteit binnen een branche kunnen belangrijk zijn. Vergeet niet te bepalen wie verantwoordelijk is voor woordvoering en contentcreatie.
6. Risico’s beperken
Beschrijf situaties waarin het contract mag worden ontbonden – zoals bij langdurige blessures, faillissement of negatieve publiciteit. Maak ook afspraken over aansprakelijkheid, boetes bij niet-nakoming en het gebruik van sponsoruitingen na afloop. Een goede clausule voorkomt juridische problemen als het onverwacht misgaat.
7. Betrek je leden
Bij grotere sponsorcontracten, bijvoorbeeld met naamsverandering of sponsorinvloed op het bestuur, is instemming van de Algemene Ledenvergadering vaak vereist. Zorg dat het besluitvormingsproces goed is vastgelegd en leden betrokken blijven bij wat er op het spel staat.
8. Evalueer en verbeter
Plan op voorhand evaluatiemomenten in om de samenwerking te bespreken en waar nodig bij te sturen. Zo houd je de relatie fris en de afspraken up-to-date.
MRVO Sport ondersteunt sportverenigingen bij het opstellen en beoordelen van sponsorcontracten. Wij zorgen dat jouw overeenkomst juridisch klopt, fiscaal slim is én werkt voor beide partijen. Neem contact met ons op voor advies op maat.
.webp)